Können Sie sich vorstellen wie man ein Haus ohne Kran bauen würde? Oder wie man einen Baum mit bloßen Händen fällt? Ebenso schwierig ist es ohne passende Software Lagerbestände zu verwalten, Produktionsprozesse zu planen oder gesetzliche Vorgaben zu dokumentieren. Und wie bei anderen Werkzeugen ist die Qualität – im Verhältnis zu den Kosten – entscheidend für den geschäftlichen Erfolg.
Warum Sie uns brauchen
- Software ist eine Investition über lange Zeit. Eine Fehlinvestition kann unter anderem zu verminderter Produktivität und Qualität, Unzufriedenheit der Angestellten, und Folgekosten durch eine erneute Umstellung der Software führen.
- Oft fehlt die hauseigene Kompetenz und Erfahrung für Softwarequalität und -betrieb oder die Kapazitäten sind nur für das Tagesgeschäft ausgelegt.
- Die tatsächlichen Kosten über die Lebenszeit von Software sind nicht immer offensichtlich. Durch uns erhalten Sie eine umfassende Kostenanalyse, die alle technischen und organisatorischen Aspekte beinhaltet, sodass Sie keine unliebsamen Überraschungen erleben.Fallbeispiel
In einem Krankenhaus wurde ein neues Krankenhausinformationssystem eingeführt. Ausschlaggebend für die Entscheidung war allein der (augenscheinliche) Preis der Software. Nach der Einführung stellte sich heraus, dass viele alltägliche Prozesse mit dem neuen System deutlich aufwendiger oder gar unmöglich waren.
Schon allein das Auffinden von Patientendaten wurde zur täglichen Herausforderung. Eine Suche nach Namen wirkt logisch und sinnvoll, ist aber nur bedingt geeignet, wenn man einen Namen undeutlich per Telefon hört. Zusätzliche Suchoptionen des alten Systems fehlten nun.
Durch die Mängel in der Software wurden Arbeitsprozesse verlangsamt, dadurch stand weniger Zeit für die Versorgung der PatientInnen zur Verfügung und das Personal war unzufrieden. Daraus ergaben sich zusätzliche Personalkosten durch höhere Personalfluktuation und höheren Personalbedarf bzw. ein Verlust von Qualität in der Patientenversorgung.
- Jede Software macht Annahmen zu den Geschäftsprozessen. Wenn die tatsächlichen Abläufe nicht zur Software passen, sind Workarounds, Fehler und höhere Kosten vorprogrammiert. Abhilfe kann eine Änderung der Software oder aber eine Änderung der Geschäftsprozesse bringen. Sie wissen wie Ihr Geschäft funktioniert und wir wissen was gute Software ausmacht. Mit der Kombination aus beiden Expertisen können wir eine tragfähige Lösung erarbeiten.Fallbeispiel
2011 beschloss die Handelskette Lidl ihr bisher selbstentwickeltes Warenwirtschaftssystem abzulösen. Dieses beinhaltete Prozesse für Einkauf, Filialsteuerung, Logistik und Stammdatenverwaltung – alles Aufgaben, die man als Standard bezeichnen könnte. Dashalb wurde beschlossen ein SAP-System zu nutzen.
2018 wurde das Projekt abgebrochen, der Vorstand beschloss stattdessen die Weiterentwicklung der bisherigen Software. Der fehlgeschlagene Umstellungsversuch kostete rund 500 Millionen Euro. Zusätzlich musste das Unternehmen lange Zeit auf Modernisierungsmaßnahmen verzichten. Die Kosten dafür sind kaum zu ermitteln.
Eines der Probleme bei der Nutzung von SAP waren unterschiedliche Praktiken bei der Bewertung von Warenbeständen. Während SAP die marktübliche Ermittlung durch Verkaufspreise unterstützt, kalkuliert Lidl mit Einkaufspreisen. Um die Software und die Geschäftsprozesse passend zu machen, entschied sich Lidl für eine Änderung der Software, mit dem bekannten Ergebnis.
Ob im diesem Fall eine Änderung der Geschäftsprozesse nach den Vorgaben der Standardsoftware sinnvoll gewesen wäre, ist nicht feststellbar. Es ist jedoch ein häufiges Muster, dass Unternehmen ihre Prozesse als gegeben ansehen und nicht nach dem Preis fragen, wenn es um die Anpassung der Software geht oder die langfristigen versteckten Kosten übersehen, wenn die Annahmen in der Software nicht zu den tatsächlichen Geschäftsprozessen passen.
Wie wir Sie unterstützen
1Zustandsermittlung
Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie Ihre aktuelle Software weiterverwenden sollten, analysieren wir für Sie die Vor- und Nachteile der Software und ermitteln die tatsächlichen Kosten, die Sie dafür aktuell aufwenden.
2Geschäftsprozesse verstehen
Erwarten Sie nicht, dass man Anforderungen an Software in einer Liste oder einem Dokument vollständig erfassen kann. Dieses Vorgehen funktioniert weder bei der Entwicklung von Software noch bei deren Auswahl. Wir nehmen uns die Zeit um von Ihnen zu lernen und zu verstehen wie Sie die Software einsetzen möchten, wie diese Aufgaben bisher gelöst werden und welche Erwartungen Sie an die neue Software-Lösung haben.
3Alternativen objektiv bewerten
- Variante A:
Sie haben Software-Produkte recherchiert, die zu Ihrer Aufgabe passen.- Sie erhalten von uns eine Ersteinschätzung der Produkte hinsichtlich Ihrer Anforderungen, technischer Daten der Produkte und geschäftlichen Gesichtspunkten.
- Sie nehmen eine Vorauswahl vor. Diese Produkte lassen wir uns vom jeweiligen Hersteller gemeinsam vorstellen und demonstrieren.
- Nach gegebenenfalls weiterer Eingrenzung der Alternativen helfen wir Ihnen die Produkte so lebensnah wie möglich in Ihrem Unternehmenskontext zu testen. Nur so können Sie wirklich sicher sein, dass Sie etwas kaufen, das Ihnen später nützt.
- Auf Wunsch erhalten Sie ein umfassendes Gutachten zur Dokumentation Ihres Entscheidungsprozesses. Sollte keine der Alternativen akzeptabel sein, sollten Sie eine Eigenentwicklung in Erwägung ziehen (Variante B).
- Variante B:
Ihre Anforderungen sind so spezifisch, dass es keine passende Standardsoftware gibt und Sie über eine Eigenentwicklung nachdenken.Wir können zwar selbst Software entwickeln, tun dies aber nicht für Kunden, um unsere Unabhängigkeit bei der Beratung zu wahren. Sie erhalten von uns eine Ersteinschätzung der Realisierbarkeit und der Kosten Ihres Vorhabens sowie Hilfestellung bei der Auswahl geeigneter Umsetzungspartner.
4Informiert umsetzen
- Erstellen eines Plans zur Anpassung von Schnittstellen auf die neue Software. Dies beinhaltet beispielsweise Transformation von Datenbeständen, Schulung des Personals und Änderung von Schnittstellen zu IT-Systemen von Geschäftspartnern.
- Falls Ihre Geschäftsprozesse nicht zu den Annahmen in der Software passen, erarbeiten wir einen Plan zur Änderung Ihrer Prozesse und/oder helfen Ihnen eigene Erweiterungen oder Änderungen an der Standardsoftware vorzunehmen bzw. ausführen zu lassen.
- Erstellen eines Plans zur dauerhaften Wartung der Software, beispielsweise das Einspielen von Updates, regelmäßige Weiterbildungen, sowie das regelmäßige Hinterfragen, ob die Software noch alle Anforderungen erfüllt.
Unsere Garantie
Unabhängigkeit
Expertise
Geprüft
Weitere Details
Ihre Situation
- Sie denken, dass Ihre aktuelle Software oder Ihre Geschäftsprozesse nicht mehr dem Stand der Technik entsprechen und eine andere Software-Lösung Ihre Prozesse besser unterstützen kann.
- Sie möchten eine herstellerunabhängige Meinung um Fehlinvestitionen zu vermeiden.
- Sie sehen Software als wertvolles Werkzeug für Ihre Arbeitsprozesse an, aber haben selbst keine oder zu wenig Expertise auf dem Gebiet.
Wann wir nicht helfen können
- Sie suchen spezifische Produkte für Ihren geschäftlichen Bereich. Da wir als unabhängige Berater und Sachverständige agieren, schlagen wir keine Produkte vor. Wir unterstützen Sie jedoch gern bei der Bewertung von Alternativen.
- Sie haben sich schon für eine Lösung entschieden und möchten diese nur
offiziell absegnen
lassen. Wir machen grundsätzlich keine Gutachten mit vorbestimmtem Ausgang. Eine Zusammenarbeit ist nur sinnvoll, wenn Sie wirklich an einer unabhängigen Einschätzung interessiert sind. - Sei möchten mit Software möglichst wenig zu tun haben und mit der scheinbar billigsten Lösung die Grundanforderungen abdecken.